Comment fonctionne un logiciel de congés ?

Fonctionnement d'un logiciel de congés

L’organisation et la coordination de toute entité exige une certaine gestion du personnel ainsi que du matériel qui la composent, dans cette optique là, et dans le but d’aider les responsables en ressources humaines à gérer les congés de leurs employés, plusieurs logiciels sont mis sur le marché.

En effet, les départs de congés doivent toujours être bien organisés, pour que l’entreprise ne se trouve jamais en défaut d’effectif, c’est pourquoi une bonne gestion des heures de travail, des heures de pauses, et des congés, ainsi que des présences et des absences de chaque employé et de tout l’historique des heures de travail, revêt une importance capitale pour chaque employeur.

Qu’est-ce qu’un logiciel de congés ?

Appelé aussi logiciel de simplification des congés, celui-ci est un outil informatique permettant de simplifier le travail des responsables en ressource humaine et cela en permettant :

  • De s’informer sur les absences de tous les employés de l’entreprise ;
  • de visualiser l’historique de tous les congés déjà pris de chaque employé de l’entreprise ;
  • de simplifier la gestion ainsi que l’organisation de tous les congés des employés de l’entreprise ;
  • la collecte d’autres informations importantes concernant tous les congés des employés de l’entreprise.

Le fonctionnement d’un logiciel de gestion de congés

Il faut savoir qu’en utilisant ce logiciel, vous lui permettez d’avoir accès à toutes les informations de l’entreprise, et cela à travers une plateforme en ligne, puisque ce sont ces dernières qui lui permettront de remplir les fiches de chaque employé, pour retracer ensuite son congé et faire des calculs pour définir la date de son prochain congé.

Ce logiciel contient des lignes et des colonnes, et chaque cellule contient une information collectée à partir des données, se référant aux absences et congés de chaque employé. Le manager des ressources humaine doit veiller à ce que le logiciel de congé, doit constamment être mis à jour, et cela en lui transmettant les informations suivantes :

  • Les dates d’absence avec les jours exacts et les noms des employés ;
  • les dates de début et de fin des congés de chaque employé ;
  • les différents motifs d’absences et de demandes de congés.

L’accès est possible pour tous les employés de l’entreprise, pour leur permettre d’être au courant sur le nombre de leurs absences et les dates de leurs précédents congés et cela, afin d’éviter de transmettre des demandes de congés non valables au responsable des ressources humaines.

Comment choisir le logiciel de congés le mieux adapté à son entreprise ?

L’achat d’un logiciel de gestion de congés ne se fait pas au hasard, avant d’opter pour l’utilisation de ce dernier dans votre entreprise, vous devez avoir au minimum 3 critères de sélection.

Un logiciel de congés modifiable

En allant commander votre logiciel de congés assurez-vous toujours qu’il soit paramétrable, et qu’il ait cette possibilité d’ajustement à votre propre entreprise et cela :

  • en offrant des profils personnalisables ;
  • en étant un logiciel entier, retraçant toutes les informations nécessaires pour une bonne gestion des congés des employés ;
  • en ayant des circuits de validation variés, c’est-à-dire qu’il offre la possibilité de préciser les congés payés, les absences avec justification.

Un logiciel de congés simple et pratique

Optez toujours pour les logiciels de gestion de congés, qui offrent la possibilité d’être partagés avec tous les employés de l’entreprise, puisque c’est le but principal d’un logiciel de congés, offrir à tout le personnel de l’entreprise, la possibilité de consulter toutes les informations concernant leurs journées de travail.

Un logiciel de congés de qualité

Pour un logiciel fiable, il faut toujours s’assurer que ce dernier nous permet :

  • Une protection des données : il faut toujours choisir un logiciel qui répond aux règlements de la protection de toutes les données de l’entreprise ;
  • une bonne mobilité : en choisissant votre logiciel, assurez-vous qu’il soit adaptable à tous les outils que ce soit aux pc, tablette, téléphone ;
  • une relation directe avec le logiciel des salaires : sachant que les congés et absences sont directement liés aux paies des employés, il faut choisir un logiciel de congés qui vous permettra de gérer les salaires de fin de mois en toute simplicité.

Les avantages et les limites des logiciels de gestion de congés

L’utilisation des logiciels de congés permet aux entreprises de simplifier le suivi des présences du personnel, afin de faciliter au responsable RH de structurer ses équipes. Cependant ce logiciel présente quelques limites, puisqu’il est souvent confronté aux erreurs de saisie, et sa capacité de stockage est généralement restreinte, ce qui n’est pas toujours adapté aux grandes entreprises, et aussi chaque donnée doit être saisie individuellement, ce qui demande beaucoup de temps.

Pourquoi utiliser un SIRH SaaS ? 

Si vous êtes délégué du personnel ou responsable des ressources humaines d’une entreprise, vous n’avez pas forcément envie de voir vos employés défiler dans le bureau tout au long de la journée, pour poser des congés ou encore pour savoir combien de jours il leur reste. De la même façon, vous pouvez trouver contraignant de devoir notifier par mail, si les congés ont été validés ou pas. 

Ce sont pour toutes ces raisons, et sûrement de nombreuses autres propres à votre entreprise, que la mise en place d’une solution SaaS d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est à envisager. Il s’agit de la solution la plus simple pour :

  • Gagner du temps pour la soumission, la validation et le reporting sur des plannings
  • Limiter les erreurs de doubles saisies 
  • La perte de formulaire papier 

De plus, avec une solution SaaS, vous êtes certain d’avoir toujours un logiciel à jour au niveau de la législation et pleinement compatible avec les autres outils de votre entreprise.

Sachez que certains logiciels SIRH peuvent également vous aider avec d’autres fonctionnalités. Pour que cet exemple soit le plus concret possible, nous avons choisi de vous présenter la solution développée par une entreprise française : Mon intranet. Vous serez ainsi certain que toutes les fonctionnalités sont disponibles dans une seule et même solution SaaS. 

  • la gestion des absences sur Mon Intranet se fait au même endroit, et ce, quel que soit le type d’absence (congés payés, RTT, Congés d’ancienneté, Jours spéciaux comme pour un mariage ou le décès d’un proche, Arrêt maladie). Il sera aussi possible de faire un don de jours de congé ou de RTT à un autre employé.
  • La vision des droits et des congés se fait en temps réel.
  • L’employé va pouvoir faire une demande de façon totalement dématérialisée, en fonction des droits acquis.
  • Mon intranet offre également la possibilité de gérer les heures supplémentaires et par conséquent, les repos compensatoires.
  • Mon intranet offrira à l’ensemble des collaborateurs une visibilité entière sur les plannings des congés des autres employés. Il n’y aura ainsi aucun risque de doublons, pouvant causer des dysfonctionnements dans l’organisation et la bonne marche de l’entreprise. 
  • Pour la validation ou le refus directement en ligne par les personnes compétentes, il y a 5 niveaux d’accréditations. Un mail ou une notification est envoyé pour prévenir la personne concernée.  
  • Enfin, la solution permettra au responsable de la paie d’extraire les données pour établir les fiches de paye facilement. 

Enfin et pour conclure, si vous n’êtes pas encore convaincu, vous pouvez demander une démonstration à l’équipe commerciale.  

Article mis à jour le 9 mai 2021