La gestion des congés du personnel d’une entreprise peut s’apparenter à une tâche complexe, notamment avec les causes d’un congé pouvant être très variées et la multitude de raisons éligibles qui font qu’un employé ait le droit de s’absenter ou de se présenter, de bénéficier d’un congé payant ou pas…
Il n’est pas évident de jongler avec toutes ces considérations et avec la concentration de toutes les demandes de congé des employés puisqu’il faut prendre en compte un certain nombre de paramètres, pour faire en sorte que le congés pris par l’employé ne puisse impacter le rendement de l’entreprise.
Pour autant, ignorer toutes les demandes de congés peut avoir un effet significativement néfaste pour l’entreprise ; c’est pour cela qu’il est nécessaire mettre en place un système qui prend en compte les droits et les besoins des employés, et essayer de les accorder aux exigences liées au bon fonctionnement de l’entreprise.
Pourquoi la gestion des congés est-elle importante ?
Il est vrai que dans l’idéal, les employeurs voudraient maintenir leurs employés à un rythme de travail permanent. Or dans la réalité, les employés ont besoin de se reposer, de décompresser, et de périodes de temps leur garantissant liberté pour récupérer. Ceci est d’autant pertinent, quand on sait qu’un employé qui est bourré de travail, et qui ne voit aucune de ses demandes de congés approuvée, devient très vite improductif et inefficace.
La gestion des congés se rapporte à la manière d’organiser les demandes de repos et d’abstraction de travail des employés. Cette manière se doit d’être nette, précise, juste et efficace dans la mesure ou elle est non préjudiciable au rendement de l’entreprise.
Pour simplifier la gestion des congés, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion congés qui comme un logiciel SIRH, un logiciel de gestion de paie , un logiciel de gestion des achats, ou un logiciel BDES est souvent recommandé pour une meilleure gestion du personnel et de leurs données.
Quelles sont les règles pour avoir une bonne gestion des congés ?
Une bonne gestion des congés au sein d’une entreprise permet de mieux prendre en charge les démarches légales et d’alléger les tâches administratives et cela passe par :
- Établir une politique limpide en matière de congés : c’est la règle de base, il faut déterminer un cadre de lois, qui définit les droits et les possibilités qu’offre l’entreprise à propos des congés. Ce cadre étant propre à chaque entreprise; il doit répondre à l’ensemble des questions relatives aux congés et peut à titre d’exemples : définir des congés basés sur les heures accumulées, poser un nombre fixe de congés octroyés par an, ou bien même récompenser les heures supplémentaires par extension des durées de congés…
- établir un calendrier de gestion des congés : pour permettre un fonctionnement fluide de l’entreprise et d’éviter des vacances à certains postes, il est important de connaître à l’avance; les éventuelles absences de chacun. Dans un souci d’organisation, un planning de congés est impératif. Il se doit d’être simple, et d’une certaine transparence, afin que les employés sachent qui de leur collègues sont ou vont être en congé, pour ainsi ajuster leur futures demandes de congé en fonction du calendrier,
- instaurer un mode d’attribution de congé équitable : Bien qu’il incombe aux employeurs la décision d’accepter ou de refuser une demande de congé, ceux ci doivent faire preuve de pragmatisme, de compréhension et de transparence, au moment de considérer les demandes de congés de leurs employés. Il est donc recommandé de : planifier des réunions avec les équipes d’employés pour discuter à l’avance des congés, et déterminer la manière la plus pertinente de les organiser. Les employés doivent prendre également en considération les besoins de l’entreprise, et accepter leurs responsabilités vis à vis de celle ci, et évaluer leurs nécessites de bénéficier d’un congé à telle période ou s’il est possible de le décaler,
- être en accord avec les lois gouvernementales : de nombreux secteurs sont soumis aux réglementations établies par le gouvernement en ce qui concerne les congés. Ainsi respecter ces exigences, tout en prenant en compte les moments ou l’entreprise a besoin de la majorité de ses effectifs, facilite à orchestrer les congés, tout en étant en conformité avec les législations en vigueur,
- assurer une communication fluide : Comme pour tous les aspects de l’entreprise, la communication est la clé pour harmoniser les demandes de congé des employés, un employeur doit toujours inviter ses équipes à le consulter pour les questions relatives aux congés. Ainsi les paramètres comme : l’indemnité de congé, le nombre de congé par an… doivent être connus dans un environnement d’échanges et de compréhension, permettent de consolider la position de chacun, et permettant aux employés de poser judicieusement les demandes de congé, et de fixer les délais requis pour en demander un.
Mis à jour le 27 juillet 2023
